גלישת עובדים למערכת

לעובדים קיימת אפשרות לגלוש לאתר המערכת לשם צפיה בתלושי שכר, טופס 101, טופס 106,
ופנקסי החופשה והמחלה שלהם.
בנוסף עובדים יכולים לעדכן את כרטיסם האישי, ולדווח על תקופת מחלה.
אם משתמשים במערכת הנוכחות, העובד יכול להחתים שעון באתר, לעדכן שעות ידנית, ולצפות בדוח נוכחות.
אפשרויות אלה נשלטות ע"י הגדרת הרשאות בכרטיס העובד.
כאשר עובד מעדכן את כרטיסו האישי או מדווח מחלה, העדכונים עוברים למצב המתנה לאישור.
רק לאחר ביצוע אישור ע"י מפעיל המערכת הנתונים נרשמים לבסיס הנתונים.
כל עוד לא אושרו ע"י המפעיל, הנתונים שעדכן העובד לא משפיעים על החישובים.

שליחת סיסמאות גישה לעובדים
בעת הקמת עובד במערכת, נבחרת עבורו אוטומטית סיסמה ראשונית לאתר.
כדי שהעובד יוכל לגלוש לאתר יש לשלוח אליו את הסיסמה הזו.
פעולה זו מבוצעת דרך תפריט גלישת עובדים, וכפתור שליחת סיסמאות לעובדים
הסיסמה נשלחת לכתובת הדוא"ל המוגדרת בכרטיס העובד
הסיסמה נרשמת בקובץ PDF, אשר מוגן בעצמו באמצעות סיסמה, שהיא מספר הזהות של העובד.
הנחיות והסברים מתאימים מופיעים בגוף המכתב אשר נשלח אל העובד.
המכתבים נשלחים רק אל עובדים שטרם גלשו לאתר.
העובד יכול בהמשך לשנות את הסיסמה הראשונית.

הגדרת הרשאות לפעולות העובד באתר
בכרטיס העובד כפתור הרשאות
נפתח חלון ובו הפעולות האפשריות. ניתן לסמן או לבטל סימון של הפעולות כרצוי.
כדי לחסום לגמרי את אפשרותו של העובד לגלוש לאתר, יש לבטל את הסימונים בכל האפשרויות.
כדי להציג את הססמה של העובד לאתר, ניתן ללחוץ על כפתור הצגת ססמה שמופיע בתחתית המסגרת.

עובדים משלימים את כל הפרטים
אם מעוניינים שהעובדים ישלימו את כלל הפרטים האישיים שלהם ע"י הזנתם באתר, יש לסמן משבצת זו.
במצב זה ניתן לקלוט עובד חדש למערכת ע"י הזנת הפרטים: מספר זהות, שם משפחה ושם פרטי בלבד.
ניתן להשאיר את שאר הפרטים כגון תאריך לידה, מין ומצב משפחתי, ריקים.
לאחר שמירת הפרטים בכרטיס העובד יש לחזור לכרטיס העובד שהוקם, להציג את ההרשאות שלו כמוסבר בפסקה הקודמת,
להציג את הססמה שלו דרך כפתור הצגת ססמה ולמסור לעובד את הססמה.
העובד יגלוש לאתר ע"י הזנת מספר הזהות שלו בשם משתמש, והססמה הנ"ל.
יוצג בפניו כרטיס העובד והנחיות להשלים את הפרטים.
אחרי שביצע את העדכון יש לפעול כמוסבר להלן.

טיפול בעדכונים שביצע העובד
כאשר עובד מבצע עדכון בכרטיסו האישי או מדווח על תקופת מחלה,
הנתונים שהזין נרשמים בנפרד ועוברים להמתנה לאישור.
הטיפול בנתונים שהזין העובד מבוצע דרך תפריט גלישת עובדים
כאשר נכנסים לתפריט זה מופיעה רשימה של עובדים שביצעו עדכונים ודיווחים.
כדי לטפל בנתונים יש ללחוץ על כפתור הצגה בשורה של העובד.
השורה תימחק לאחר אישור הנתונים, אולם ניתן למחוק אותה בלי אישור באמצעות כפתור מחיקה

טיפול בעדכון כרטיס עובד
כאשר עובד מבצע שינויים בכרטיסו, נפתח עבורם כרטיס עם תוקף מהחודש הקלנדרי
לחיצה על כפתור הצגה מובילה למסך כרטיס העובד.
הנתונים שהזין העובד מופיעים בשדות הקלט.
מתחת לשדה נתון שהעובד עדכן מופיע ערך השדה לפני העדכון, באדום.
לאישור הנתונים יש ללחוץ על כפתור שמירה.

טיפול בדיווח תקופת מחלה
לחיצה על כפתור הצגה בשורה של עדכון מחלה, מובילה למסך הגדרת העדרויות של העובד.
בחלק הגדרת מחלה מופיעה ראשית טבלה ובה התקופות שדיווח העובד.
בפנקס המחלה הפתוח להגדרה נוספות כבר השורות שדיווח העובד.
לחיצה על כפתור שמירה תעדכן את פנקס המחלה. לחיצה על ביטול תבטל את דיווח העובד.
במקרה של ביטול יש עוד לחזור למסך גלישת עובדים וללחוץ על כפתור מחיקה בשורה של העובד.